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Preguntas frecuentes sobre la crisis del coronavirus. Erasmus+: Juventud en Acción y Cuerpo Europeo de Solidaridad

03/04/2020
Preguntas Frecuentes crisis coronavirus. Erasmus+: Juventud en Acción y Cuerpo Europeo de Solidaridad

La Agencia Nacional Española de los programas Erasmus+: Juventud en Acción y Cuerpo Europeo de Solidaridad informa sobre cómo actuar ante determinadas situaciones que se pueden dar en el desarrollo de proyectos financiados por estos programas en el marco de la crisis del COVID-19. (Infomación actualizada el 3 de abril de 2020)

INFORMACIÓN SOBRE MOVILIDADES DE PROYECTOS EN DESARROLLO 

Proyectos que se estén desarrollando en el extranjero:

  • Todas las personas que estén participando en proyectos en otro país, deberán seguir las indicaciones de las autoridades competentes y las recomendaciones de viajes del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (MAEUEC) de España
  • Aquí puedes consultar sus  “Preguntas frecuentes”:  ASISTENCIA CONSULAR 
  • Recuerda que, en caso necesario, la red de Representaciones y Consulados mantiene abiertos las 24 horas los teléfonos de emergencia, además de contar con publicaciones actualizadas en sus perfiles de redes sociales, para mantener el contacto permanente con los españoles desplazados a otros países. Embajadas y Consulados.  
  • El 18 de marzo, la Comisión Europea publicó una guía para asegurar que los derechos de los pasajeros de la UE se trataran de forma coherente en toda la UE. Este es el enlace a esta guía

Proyectos que se estén desarrollando en España:

  • Atendiendo, en todo caso, a la situación que implica el estado de alarma y el aislamiento de la población por razones de interés público en España, se atenderán las circunstancias de los proyectos que presenten dificultades, caso por caso. 

Proyectos previstos en España o en el extranjero y que impliquen movilidades:

  • Se deben suspender todos los viajes hasta la normalización de la situación.  

INFORMACIÓN SOBRE ASISTENCIA SANITARIA

Asistencia sanitaria:

  • Se recomienda a la persona voluntaria que consulte con su organización de acogida, ellos te ayudarán a saber que procedimiento es el mejor entre los disponibles en un momento dado.  
  • Con la Tarjeta Sanitaria Europea tienes derecho a acceder a asistencia sanitaria en cualquier país de la Unión Europea y a ser tratado en las mismas condiciones que un nacional. 

Seguro CIGNA para paricipantes en proyectos de voluntariado del Cuerpo Europeo de Solidaridad:

  • En caso de recibir cualquier tratamiento, el voluntario debe proceder a pagar la factura y solicitar el reembolso a CIGNA. En determinados tratamientos de mayor importancia, y cuyos costes superen los 200 euros, el voluntario podrá contactar previamente a CIGNA para que la aseguradora pague directamente el coste del tratamiento. Por tanto, se deberá solicitar el reembolso en aquellos gastos menores de 200 euros y para los mayores de 200 euros, se podrá solicitar el reembolso a CIGNA o tramitar el pago directo por la compañía (siguiendo el procedimiento indicado por CIGNA). 
  • En caso de tener síntomas activos, se reembolsará el 100% de los gastos de laboratorio derivados del diagnóstico del COVID-19 (sean resultados positivos o negativos).  
  • Las pruebas preventivas, sin síntomas y sin haber tenido contacto con un paciente infectado, no están cubiertas. Lo mismo se aplica a las medidas derivadas de la cuarentena y sólo por cuestiones de prevención (haber viajado a Italia, por ejemplo), siempre que no se requiera un tratamiento médico. 

INFORMACIÓN SOBRE MODIFICACIÓN DE LOS PROYECTOS Y LA CAUSA DE FUERZA MAYOR: APLAZAMIENTO, AMPLIACIÓN Y CANCELACIÓN 

Aplicación de la causa de fuerza mayor:

  • En la actual situación de pandemia, declarada por la OMS, la causa de fuerza mayor es, como norma general, aplicable. Las organizaciones beneficiarias decidirán y serán responsables de adoptar una suspensión/aplazamiento o una cancelación, siempre de acuerdo con lo establecido en los convenios de subvención y las guías de los programas. No obstante, las agencias nacionales tratarán caso por caso teniendo en cuenta el contexto en que se desarrollen.  
  • En función de esto, las organizaciones podrán optar por la continuidad, aplazamiento o cancelación de los proyectos. En todo caso, la aplicación de la causa de fuerza mayor o cualquier modificación del proyecto deberá ser comunicada a la Agencia Nacional Española (ANE) incorporando, en su momento, la documentación justificativa necesaria. Esta comunicación, que debe incluir la referencia del proyecto,  deberá dirigirse a erasmusplus@injuve.es o cuerpoeuropeodesolidaridad@injuve.es en función de cuál sea el programa que lo financia. La validación de los cambios será confirmada cuando la situación lo permita. 

Continuidad de las actividades de los proyectos:

  • La entidad de acogida deberá ceñirse a un principio de prudencia atendiendo a las circunstancias locales. Actualmente las restricciones y las instrucciones de confinamiento son muy severas en todos los países. En todo caso, hay que atender a las instrucciones de las autoridades competentes de cada país. 
  • No obstante, las entidades podrán justificar la decisión de mantener a los voluntarios con las recomendaciones de las autoridades competentes, tanto sanitarias como en materia de viajes y restricciones a la movilidad, por causa de interés público. 
  • La entidad y la persona voluntaria pueden optar, en los casos en los que sea posible, por el tele-voluntariado. En estos casos se asumirán los costes directa y exclusivamente ligados a la actividad y a la estancia en el país de destino.  

Cancelación de actividades y/o de los proyectos:

  • Si las entidades beneficiarias deciden cancelar las actividades antes de que empiecen, podrán recibir la subvención que cubra el viaje, en base a los costes unitarios (bandas kilométricas), en el caso de que éste no se hubiera podido cancelar y reembolsar por parte de la compañía.
  • Las entidades beneficiarias podrán recibir los costes de apoyo a la organización, y los costes ligados directa y exclusivamente a la actividad, aun si ésta se ha cancelado, en el caso de participantes que no hayan podido regresar a su país de residencia debido a las medidas restrictivas a la movilidad.
  • Si las personas voluntarias quieren regresar, las autoridades consulares de sus países lo permiten y existen vuelos disponibles, podrán hacerlo y los vuelos que se compren se imputarán como costes excepcionales. 
  • Si las entidades cancelan los proyectos antes de su inicio debido a la crisis del coronavirus, se cubrirán por el proyecto los costes de desplazamiento ligados a la movilidad (vuelos que no se han utilizado y que no sean reembolsables), así como costes de reserva de alojamiento, si es el caso. 
  • En todo caso, el beneficiario/participante deberá proveer documentación que evidencie que ha solicitado dicho reembolso a la compañía de transporte o aseguradora, y que dicha petición ha sido denegada. Se recomienda consultar la información al respecto de las diferentes compañías para conocer las condiciones de reembolso y cancelación de desplazamientos que se aplican durante esta crisis. 

Aplazamiento de los proyectos:

  • Existe la posibilidad de aplazar el proyecto, dejándolo en suspenso. Las entidades beneficiarias deben ser pragmáticas y flexibles y minimizar cualquier impacto negativo en los participantes. 
  • En el caso de que la entidad decida suspender su proyecto, y por tanto, se haya paralizado la actividad de los voluntarios y estos hayan regresado a su país de origen, ésta se podrá reanudar, cuando la situación lo permita, modificando la fecha de la actividad y el final del proyecto. Dicha circunstancia deberá ser notificada a la ANE en los correos erasmusplus@injuve.es  y cuerpodesolidaridadeuropeo@injuve.es en función de cuál sea el programa que financia el proyecto. 
  • Los días de suspensión no conllevan la financiación de los gastos de alojamiento, manutención y dinero de bolsillo de las personas voluntarias, salvo que los participantes estén obligados a quedarse fuera de su país de residencia por la imposición de medidas restrictivas a la movilidad. En ese caso sí se asumirán por el proyecto los gastos necesarios de subsistencia de los participantes y el dinero de bolsillo. 
  • La organización beneficiaria, en el caso de que sea posible, pondrá a disposición del participante actividades “virtuales” o en línea alternativas a las originalmente planteadas.  
  • La organización beneficiaria debe autorizar esta situación especial, después de haber verificado, en el caso concreto, que la subvención puede cubrir este coste adicional. El beneficiario podrá proponer reducir los gastos que se atribuyen al proyecto si la totalidad de la subvención no cubre este coste adicional. 
  • Si el proyecto se suspende porque la persona voluntaria decida regresar a su lugar de residencia, paralizando así su actividad, y acordando el suspenso de su proyecto, se debe dejar constancia a través de una Declaración en la que se establezcan tanto para la entidad como para el o la voluntaria, las condiciones de aplazamiento y reinicio del proyecto. 

Ampliación de la duración de los proyectos:

  • La duración de los proyectos se podrá ampliar un máximo de 12 meses, sin que la duración total pueda exceder, en términos generales, de 36 meses de duración total. 
  • Para que la ANE pueda autorizar la prolongación del proyecto, ésta deberá ser comunicada antes la fecha de su finalización, a: erasmusplus@injuve.es o cuerpoeuropeodesolidaridad@injuve.es, en función de cuál sea el programa que lo financia.  

Modificación de los proyectos:

  • Se aplicarán las normas sobre modificación de proyectos establecidas en el artículo II.13 del Anexo I de Condiciones generales de los Convenios de Subvención. 
  • Las entidades beneficiarias deben ser pragmáticas y flexibles y minimizar cualquier impacto negativo en los participantes. 
  • Todas las modificaciones o aceptación de costes adicionales que sean elegibles de acuerdo a la causa de fuerza mayor y que se indican en cada uno de los apartados de este documento, no podrán suponer un incremento de la cuantía total de la subvención adjudicada. 

INFORMACIÓN SOBRE COSTES EXCEPCIONALES 

  • Los gastos alegados como costes excepcionales, por causa de fuerza mayor, deberán explicarse y documentarse en la presentación del informe final. Se deberá justificar que no han sido financiados por otros medios, y en base al gasto real y con los justificantes convenientes. Deberán incorporar una declaración firmada de la entidad beneficiaria. En el caso de los desplazamientos adicionales no previstos en el proyecto se justificarán en base a los costes unitarios (bandas kilométricas). 
  • Los gastos relacionados con cambios de billetes, o la compra de otros nuevos, necesidad de alojamiento extraordinario, etc., relacionados con alguna de las situaciones de fuerza mayor, debidamente justificados, están considerados costes excepcionales. 
  • También son considerados costes excepcionales los gastos derivados de la asistencia a un participante con algún tipo de discapacidad que necesite un apoyo complementario. Estos gastos deberán quedar debidamente justificados.
  • En el caso de que haya gastos de expatriación, siempre que estén debidamente justificados, serán aceptados como costes excepcionales dentro del proyecto. 
  • No se podrán financiar los gastos de un proyecto con la financiación de otro proyecto aprobado a la misma entidad. Sin embargo, sí se pueden hacer modificaciones entre partidas del mismo proyecto.
  • En ningún caso, estos costes podrán suponer un incremento de la cuantía total de la subvención adjudicada. 

INFORMACIÓN SOBRE JUSTIFICACIÓN DE PROYECTOS 

  • El plazo para la presentación del informe final, ya sea de un proyecto finalizado o cancelado, es de dos meses a contar desde la fecha de la finalización del proyecto establecida en la solicitud aprobada. No obstante, en el caso de no poder presentar el informe final en este periodo debido a la situación actual, puedes solicitar a la Agencia Nacional una ampliación de dicho plazo. 
  • Los costes excepcionales alegados por causa de fuerza mayor deberán explicarse y documentarse en la presentación del informe final del proyecto. Los beneficiarios deberán aportar una Declaración firmada por el representante legal de la entidad  argumentando que los gastos no se pudieron asumir por otros medios. Estos gastos se contabilizarán como costes reales y se deberán justificar con las respectivas facturas.
  • Las entidades beneficiarias tendrán plena flexibilidad para modificar (aumentar o disminuir) las cantidades solicitadas para las diferentes actividades en el proyecto, en función de las situaciones excepcionales que se hayan producido, siempre con el límite total de la subvención concedida que no puede ser incrementado. 

INFORMACIÓN ESPECÍFICA SOBRE COSTES ELEGIBLES DE LOS PROGRAMAS ERASMUS+: JUVENTUD EN ACCIÓN Y DEL CUERPO EUROPEO DE SOLIDARIDAD

Coste de actividad y apoyo a la inclusión - Intercambios Juveniles y Movilidad de Trabajadores en el Ámbito de la Juventud, KA1 Y KA3 (ERASMUS+) y Apoyo a la Organización, CES 11, CES 13 Y CES 21 (CES):

  • El apoyo a la organización se recibirá en todos los casos, aunque atendiendo a las diferentes circunstancias y condiciones que afecten a los proyectos, como se detalla a continuación. Este coste ofrece cobertura a los costes de preparación y seguimiento de los participantes antes de su marcha, así como las tareas de apoyo para gestionar la excepcional naturaleza de esta crisis. 
  • Se recibirá la parte de la subvención correspondiente al apoyo individual que corresponda a la situación del participante.  
  • En el caso de los y las participantes que hayan vuelto a su país de residencia y hayan finalizado la actividad antes de tiempo: las entidades beneficiarias recibirán los costes de organización correspondientes al tiempo que haya durado la actividad, además de parte de la subvención que cubra el tiempo restante en el caso de que tengan que hacer frente a costes ligados directa y exclusivamente con la actividad. 
  • En el caso de suspensión de la actividad: las entidades beneficiarias recibirán la subvención correspondiente al periodo en el que se ha llevado a cabo la actividad y desde que se reanude, después de la suspensión.  
  • Costes adicionales durante la suspensión: las entidades beneficiarias podrán reclamar el reembolso como costes excepcionales, de los costes  ligados a directa y exclusivamente a las actividades para la financiación de subsistencia y manutención de los y las participantes durante la suspensión, si se hubieran ocasionado. La Agencia Nacional tendrá que autorizar y verificar caso por caso, que la cantidad solicitada no supera la subvención concedida. 
  • En los casos justificados en los que los participantes del proyecto no han podido regresar a su lugar de residencia por las medidas restrictivas a la movilidad: las entidades beneficiarias mantendrán los costes de apoyo a la organización si tuvieran que asumir costes ligados directa y exclusivamente a la actividad, si ésta se ha cancelado.

Costes excepcionales y costes de necesidades especiales -  KA1, KA2 y KA3 (ERASMUS+) y  CES:

  • Las entidades beneficiarias podrán reclamar gastos más altos que los planificados en las respectivas categorías, siempre que el máximo total de la subvención solicitada presentada en el informe final no supere el total de la subvención adjudicada. La Agencia Nacional valorará la elegibilidad de los gastos caso por caso. 

Gestión del proyecto - Asociaciones Estratégicas, KA2 (ERASMUS+) y Proyectos Solidarios (CES):

  • En los casos en que la entidad haya optado por la suspensión temporal y la solicitud de una ampliación de duración de proyecto y reanudación de la misma más adelante, la subvención destinada a gestión del proyecto se calculará sobre la base de la nueva duración del proyecto, excluyendo la suspensión, y limitado a la subvención establecida en el convenio de subvención entre la entidad y la agencia nacional. 

Resultados intelectuales. Eventos multiplicadores. Reuniones transnacionales del proyecto - Asociaciones Estratégicas, KA2 (ERASMUS+):

  • Si las entidades no optan por la suspensión o deciden no ampliar la duración del proyecto, recibirán financiación, de acuerdo a los costes unitarios, en el caso de reuniones y/o eventos que lleven a cabo utilizando herramientas virtuales, y trabajen de forma remota para obtener los resultados intelectuales objeto del proyecto. 
  • En la fase de evaluación del informe final, la Agencia Nacional podrá decidir si reduce la cantidad de la subvención referida a los resultados si considera que están por debajo de los planificado. 

INFORMACIÓN SOBRE PLAZOS DE PRESENTACIÓN DE PROYECTOS (RONDA 2-2020)

  • Se amplía el plazo de todas las acciones y programas al 7 de mayo de 2020 (12.00 horas Bruselas)
  • No se exigirá la presentación de los mandatos de las entidades socias a la presentación del proyecto, pero sí deberá estar incluida en la documentación del proyecto antes de la firma del Convenio de Subvención. 
  • Todas las agencias nacionales están coordinando las instrucciones dirigidas por  la Comisión Europea, por lo que la actuación es conjunta para la aplicación de los programas.  

ACTIVIDADES DEL CICLO FORMATIVO DE VOLUNTARIADO-CES 

  • Las actividades del ciclo formativo de los proyectos de voluntariado se están adaptando a las circunstancias y en el caso de las Formaciones a la llegada, se están intentando realizar de forma virtual.
  • Las actividades presenciales programadas se han aplazado hasta que esta situación finalice y se puedan planificar y tomar las decisiones pertinentes. Todas las personas voluntarias que tuvieran que participar en estas actividades serán debidamente informadas por la Agencia Nacional. 

ACTIVIDADES DE FORMACIÓN INTERNACIONAL (TCA/NET) 

  • Si una actividad formativa que estaba planificada es cancelada, el grupo de participantes seleccionado será informado de cualquier contingencia relativa al curso. En cualquier caso se puede contactar a través del correo electrónico que figura en la página de SALTO YOUTH como contacto para consultas. 

ESTAMOS A TU DISPOSICIÓN EN: InformacionInjuve@injuve.eserasmusplus@injuve.escuerpoeuropeodesolidaridad@injuve.es 

TRABAJAMOS DE FORMA TELEMÁTICA, POR LO QUE SOLICITAMOS COMPRENSIÓN POR LOS POSIBLES RETRASOS EN LAS RESPUESTAS.